Sous la responsabilité du Directeur et du Président de la Commission médicale d’établissement, les archives médicales sont conservées au centre hospitalier dans un local spécifique et classées à l’aide d’un système d’archivage informatisé.

Archives médicales du centre hospitalier de Rouffach

Les dossiers médicaux des patients sont organisés en archives « actives », « vivantes » et « mortes » :

• Les archives « actives » sont les dossiers médicaux conservés aux secrétariats des différents services de soins. Lorsque les patients ne font plus l’objet d’une prise en charge depuis trois ans, les dossiers médicaux sont remis aux archives médicales et classés. Pour la psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent, les dossiers restent actifs jusqu’à la majorité.
• Les archives « vivantes » correspondent aux dossiers médicaux archivés jusqu’à ce que le patient ait 100 ans ou que son décès soit connu. On en compte à ce jour plus de 28 000.
• Les archives « mortes » répertorient les dossiers de patients ayant plus de 100 ans ou dont le décès est connu. On en compte plus de 25 000.

La consultation des dossiers est soumise aux règles strictes du secret médical et seuls les agents et les responsables des archives sont habilités à sortir un dossier.